Wir zeigen dir, welche Confluence Apps in deinem Setup sinnvoll sind und wo du kräftig sparen kannst.

Die Kosten hängen von der jeweiligen Confluence App, dem Hosting-Modell, dem Abrechnungszeitraum und der Nutzerstufe deines Host-Produkts ab. Bei Confluence Cloud zahlst du für eine Marketplace App in der Regel die Stufe, die der Anzahl deiner Confluence-Nutzer entspricht – auch wenn nur ein kleiner Teil des Teams die App aktiv verwendet. Einige Apps bieten zusätzlich verschiedene Editionen wie Standard und Advanced. Die konkreten Preise und Funktionsunterschiede findest du immer im Pricing-Tab des Marketplace-Eintrags. Die Grundregeln erläutert Atlassian unter Marketplace-Lizenzierung und Abrechnung von Marketplace Apps.

Das Beispiel dient nur zur Veranschaulichung. Marketplace Apps können progressive, gestaffelte oder editionsabhängige Preise verwenden. In unserer Confluence-App-Beratung betrachten wir deshalb nicht nur den heutigen Listenpreis, sondern auch Nutzerwachstum, Verlängerungen, mögliche Preisänderungen, App-Kombinationen und den Aufwand für einen späteren Wechsel als Total Cost of Ownership.

Marketplace Apps können grundsätzlich 30 Tage kostenlos getestet werden. Für Confluence sollte die Testphase möglichst in einer Sandbox, Testsite oder einem abgegrenzten Pilot-Space stattfinden. Vorher definierte Abnahmekriterien zeigen, ob die App den gewünschten Anwendungsfall verbessert und mit Seiten, Live Docs, Vorlagen, Berechtigungen, Suche, Exporten und anderen Apps zusammenspielt.

Bei monatlich abgerechneten Cloud-Abonnements wird die App nach dem Testzeitraum automatisch kostenpflichtig, wenn sie nicht rechtzeitig deaktiviert wird. Bei jährlicher Abrechnung ist für die weitere Nutzung in der Regel ein manueller Kauf beziehungsweise ein Angebot erforderlich. Verantwortlichkeit, Testende, Kündigungsweg, betroffene Spaces und erwartete Folgekosten sollten daher vor dem Klick auf „Try it free“ dokumentiert werden.

Eine pauschale DSGVO-Freigabe für alle Confluence Apps gibt es nicht. Jede App muss einzeln geprüft werden, weil Marketplace-Anbieter rechtlich eigenständige Unternehmen sind und Apps je nach Architektur unterschiedliche Inhalte verarbeiten können – etwa Seiteninhalte, Anhänge, Suchbegriffe, Nutzerinformationen oder Nutzungsdaten. Relevant sind insbesondere Datenarten, Speicherort, Datenresidenz, App-Berechtigungen, Subprozessoren, externe Datenflüsse, Löschfristen und vertragliche Regelungen. Die wichtigsten Angaben findest du im Privacy & Security-Tab, in der Datenschutzerklärung, im Data Processing Agreement und häufig im Trust Center des Herstellers. Einen übergeordneten Einstieg bieten Marketplace App Trust und das Atlassian Trust Center.

Diese Trust Signals und Sicherheitsindikatoren sind besonders relevant:

• Runs on Atlassian: Die qualifizierte Forge-App nutzt Atlassian-gehostete Rechenleistung und Speicherung, unterstützt die Datenresidenz des Host-Produkts und ermöglicht Admin-Kontrollen für zulässigen externen Datenabfluss.
• Cloud Fortified: Die App erfüllt zusätzliche Anforderungen an Sicherheit, Zuverlässigkeit und Support. Dazu gehören unter anderem Monitoring, definierte Zuverlässigkeitsziele und Reaktionsanforderungen für kritische Supportfälle.
• Cloud Security Participant: Die App beziehungsweise der Anbieter nimmt am Marketplace Security Bug Bounty Program teil.
• Cloud Security Requirements: Alle Cloud-Apps müssen Atlassians grundlegende Sicherheitsanforderungen und Fristen für die Behebung von Sicherheitslücken erfüllen.
• Weitere Nachweise: ISO 27001, SOC 2, dokumentierte Penetrationstests, ein aktives Bug-Bounty-Programm, aktuelle Sicherheitsberichte und ein nachvollziehbares Hersteller-Trust-Center können für deine Risikobewertung ebenso entscheidend sein.

Auch ein Trust Signal ersetzt keine Prüfung der konkret angeforderten Berechtigungen und Datenflüsse. Besonders bei Confluence solltest du klären, ob eine App Inhalte aus eingeschränkten Spaces oder Seiten lesen kann, welche Daten außerhalb von Atlassian verarbeitet werden und ob die gewünschte Region für Datenresidenz unterstützt wird. Einen Überblick bietet Atlassians Dokumentation zu Datenresidenz.

Cloud- und Data-Center-Versionen einer Confluence App können sich bei Funktionsumfang, Bedienung, Makros, Datenmodell, Exporten, Schnittstellen und Migration deutlich unterscheiden. Eine Data-Center-App läuft in deiner selbstverwalteten Infrastruktur; Cloud-Apps basieren beispielsweise auf Forge, älteren Connect-Komponenten oder externen Diensten des Herstellers. Eine gleichnamige Cloud-Version ist deshalb nicht automatisch ein funktionsgleicher Ersatz.

Für Confluence Data Center und die zugehörigen Marketplace Apps ist das End of Life am 28. März 2029 vorgesehen. Neue Kunden können seit dem 30. März 2026 keine neuen Data-Center-Abonnements oder Data-Center-Marketplace-Apps mehr erwerben; für Bestandskunden enden neue Käufe und Erweiterungen grundsätzlich am 30. März 2028. Danach laufen die betroffenen Lizenzen zum End-of-Life aus und Confluence Data Center wird schreibgeschützt. Die vollständige Zeitleiste findest du unter Atlassian Data Center End of Life.

Bei Confluence ist besonders wichtig, auf welchen Seiten App-Makros verwendet werden und ob die Cloud-Version einen dokumentierten Migrationspfad für diese Inhalte bietet. Der Confluence Cloud Migration Assistant zeigt unter anderem Cloud-Verfügbarkeit, Migrationspfad sowie die Nutzung von App-Makros auf Seiten. Wir vergleichen Feature-Parität, Makro-Migration, Inhalte, Anhänge, Berechtigungen, Exporte, Integrationen und Kosten. Hilfreich sind Atlassians Leitfäden zum Bewerten von Apps mit dem Confluence Cloud Migration Assistant und zum App-Audit vor der Cloud-Migration.

Eine Confluence App zu entfernen bedeutet nicht automatisch, dass deine Seiten danach wieder wie vor der Installation aussehen. Viele Apps fügen eigene Makros, Layouts, Diagramme, Tabellen, Formulare, Workflows oder App-Daten in Seiten und Vorlagen ein. Läuft die Lizenz aus, können diese Inhalte je nach App nur noch eingeschränkt nutzbar sein, einen Lizenzhinweis anzeigen oder gar nicht mehr korrekt rendern.

Nach einer vollständigen Deinstallation bleiben Makro-Parameter und bestimmte Anhänge häufig im Confluence-Speicherformat der Seite erhalten. Im Editor können dann Meldungen wie „Error loading extension“ oder „Unknown macro“ erscheinen. Wird die App später erneut installiert, können Inhalte teilweise wieder sichtbar werden. Ohne die App lassen sie sich jedoch häufig nicht bearbeiten. Atlassian weist außerdem darauf hin, dass es derzeit keine allgemeine Massenbereinigung für zurückgebliebene App-Makros gibt; betroffene Seiten müssen je nach App einzeln ersetzt oder bereinigt werden. Details findest du unter Deinstallation und Neuinstallation von Confluence Apps.

Bei Page Buildern wie KARMA ist diese Abhängigkeit besonders wichtig: Die App ermöglicht sehr ansprechende, komplexe Seiten, doch je stärker dein Intranet oder Wiki auf app-spezifischen Layouts und Elementen basiert, desto größer wird der spätere Rückbau. Deshalb prüfen wir vor dem breiten Rollout, welche Seiten und Vorlagen von der App abhängen, welche Inhalte exportiert werden müssen und ob du die Lösung langfristig lizenzieren möchtest. Die vorhandene Makro-Nutzung lässt sich als Admin über Confluences Makro-Nutzungsübersicht nachvollziehen.

Wir führen ein nachvollziehbares App-Inventar mit Verantwortlichkeiten, Hosting, Lizenzstufe, App-Edition, Verlängerung, Kosten, Supportstatus und technischen Abhängigkeiten. Für Confluence dokumentieren wir zusätzlich, welche Spaces, Seiten, Vorlagen und Makros von einer App abhängen. In regelmäßigen Portfolio-Reviews prüfen wir, welche Apps weiterhin benötigt werden, welche Funktionen sich überschneiden und ob native Confluence-Funktionen oder schlankere Alternativen inzwischen ausreichen.

Bei Änderungen an Confluence Cloud, neuen Editoren und Content-Typen, App-Releases oder Migrationen testen wir kritische Seiten und Prozesse. Dabei berücksichtigen wir auch, ob Makros auf Seiten und Live Docs funktionieren, Exporte weiterhin vollständig sind, Berechtigungen korrekt greifen und Inhalte in Suche oder Navigation erscheinen. So erkennst du rechtzeitig, wenn sich Preise, Lizenzmodelle, Datenschutzangaben, Berechtigungen oder Kompatibilität verändern – bevor zentrale Wissensbereiche, Intranetseiten oder Dokumentationen ausfallen.