Schreib uns

Techanics: Dein Experte für Digitalisierung von HR Prozessen

Zu viel Papierkram, zu viele Rückfragen? Wir machen HR-Prozesse wieder durchlaufstark.

Bei der Digitalisierung von HR Prozessen geht es darum, den operativen Alltag in HR spürbar einfacher zu machen. Und das nicht durch noch mehr Tools, sondern durch smarte digitale Abläufe für Recruiting, Onboarding, Personalverwaltung, Entwicklung und Offboarding, damit endlich wieder genug Zeit für gute Personalarbeit bleibt.

Wir bei Techanics helfen dir und deinem Team, dass wiederkehrende Abläufe endlich automatisiert, Zuständigkeiten klar geregelt und Informationen zentral verfügbar sind. So wird HR nicht nur stressfreier und effizienter, sondern obendrein auch zuverlässiger im Umgang mit Datenschutz und Compliance.

Digitalisierung von HR-Prozessen für Recruiting, Onboarding, Personalverwaltung, Entwicklung, Offboarding, Datenschutz und Compliance
Sprich uns an Schreib uns für ein kostenloses Erstgespräch.

Sprich uns an

Schreib uns für ein kostenloses Erstgespräch. 

Mehr erfahren

Entdecke unserere Lösungen für Personal / HR.

Warum wir auf Jira Service Management und Confluence setzen

Für die Digitalisierung von HR-Prozessen braucht man schnell für alles ein eigenes Tool: fürs Recruiting, fürs Onboarding, für Verträge, für Abwesenheiten, für Personalakten, für Schulungen, für IT-Anliegen und für interne Verwaltung. Genau das war für uns irgendwann nicht mehr sinnvoll, weil zu viele getrennte Portale, Dateien und Freigabewege nicht nur Zeit kosten, sondern auf Dauer auch unnötig teuer und unübersichtlich werden.

Deshalb setzen wir bei Techanics mittlerweile konsequent auf Jira Service Management und Confluence.

Mit Jira Service Management lassen sich HR-Anfragen, Genehmigungen, Onboarding-Aufgaben und interne Services in einem gemeinsamen Service Desk steuern – mit klaren Zuständigkeiten, dynamischen Formularen, Automatisierungen, Self-Service und sauber nachvollziehbaren Abläufen.

Confluence hilft uns dabei nicht nur als datenschutzkonforme Wissensbasis, sondern auch für strukturierte Onboarding-Inhalte, Vorlagen, Richtlinien, interne Anleitungen und Schulungsunterlagen. Gerade für die Digitalisierung unserer HR-Prozesse ist das stark, weil Wissen, Artikel und Lerninhalte an einem Ort liegen und direkt in HR-Abläufe eingebunden werden können.

  • Alles im Blick
    Recruiting, Onboarding, Bescheinigungen, Abwesenheiten, Schulungen oder Offboarding laufen zentral zusammen, sodass jederzeit sichtbar bleibt, was offen ist, was gerade bearbeitet wird und wo etwas hängt.

  • Self-Service
    Ein zentrales Help Center mit Wissensartikeln, klaren Anfragewegen und passenden Formularen hilft Mitarbeitenden, viele Anliegen direkt richtig einzuordnen oder schon selbst zu lösen, bevor unnötige Rückfragen entstehen.

  • Automatisierungen, die helfen
    Zuweisungen, Erinnerungen, Statuswechsel, Freigaben und wiederkehrende Aufgaben laufen im Hintergrund automatisch mit, sodass weniger nachgefasst werden muss und mehr Zeit für die eigentliche Personalarbeit bleibt.

  • Wissen an einem Ort
    Mit Confluence lassen sich Richtlinien, Onboarding-Inhalte, Schulungsunterlagen, Vorlagen und interne Anleitungen zentral pflegen, aktuell halten und direkt dort verfügbar machen, wo sie im Alltag gebraucht werden.

  • Schnittstellen, die verbinden
    Auch wenn weiterhin mit spezialisierter HR-Software gearbeitet wird, lassen sich Daten, Abläufe und Informationen über passende Schnittstellen sauber mit Jira Service Management und Confluence verbinden, damit kein neues System-Silo entsteht.

  • Mehr Transparenz, mehr Steuerung
    Anfragevolumen, offene Vorgänge, Onboarding-Fortschritte und typische Engpässe werden sichtbar, sodass HR-Prozesse nicht nur laufen, sondern auch gezielt verbessert und besser gesteuert werden können.

Mach dir selbst ein Bild

Intuitive
Service-Portale

Serviceportale lassen sich so einrichten, dass Mitarbeitende mit wenigen Schritten den richtigen Einstieg für ihr Anliegen finden. 

Über ein zentrales Helpcenter gelangen sie dann in die passenden Bereiche, etwa in ein eigenes HR-Serviceportal, in dem alle Angelegenheiten rund um HR gebündelt eingereicht werden können. 

Durch Self-Service und direkt verknüpfte Wissensartikel können viele Fragen im besten Fall schon im Helpcenter geklärt werden, bevor daraus überhaupt ein neues Ticket entsteht.

Sprich uns an
Beispielansicht eines HR-Serviceportals mit Suche, Anfragebereichen und Self-Service-Einstieg.
Ein HR-Serviceportal bündelt Anliegen rund um Personal, Einstieg und interne Abläufe.

Klare Tickets

Anfragen enthalten von Anfang an genau die Informationen, die HR-Mitarbeitende für die Bearbeitung wirklich brauchen. 

Gleichzeitig lassen sich Zuständigkeiten, Berechtigungen, Freigaben, Übergaben und passende Automatisierungen so aufsetzen, dass Prozesse zuverlässig laufen, weniger manuelle Nacharbeit entsteht und Abläufe auch den Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Compliance sauber gerecht werden.

Sprich uns an
Beispielansicht einer HR-Anfrage mit Arbeitszeitdaten, Genehmigungsverlauf und Bearbeitungsstatus.
Strukturierte Anfragen helfen dabei, HR-Themen schneller richtig einzuordnen und sauber zu bearbeiten.

Gezielte Transparenz

Verantwortlichkeiten, Reaktionszeiten, Eskalationen, Bearbeitungsstände und offene Schritte werden genau dort sichtbar, wo Übersicht gebraucht wird. So behalten Teams, Fachbereiche und Verantwortliche den Überblick, ohne dass jeder alles sehen muss oder sensible Informationen und wichtige Vorgänge im Tagesgeschäft verloren gehen.

Gleichzeitig sorgen klare Berechtigungen dafür, dass sensible Informationen nur für die richtigen Personen sichtbar sind und Daten jederzeit datenschutzkonform geschützt bleiben.

Sprich uns an
Beispielansicht eines HR-Dashboards mit Urlaubsanträgen, Onboarding-Status und Bearbeitungszeiten.
Ein HR-Dashboard macht offene Vorgänge, Bearbeitungszeiten und typische Engpässe schneller sichtbar.

Wissen und Schulungen

In zentralen Wissensportalen können nicht nur Personalunterlagen und internes Firmenwissen datenschutzkonform abgelegt werden, sondern auch Onboarding-Inhalte, Schulungsunterlagen und ansprechend aufgebaute Lernstrecken für Mitarbeitende bereitgestellt werden. 

So entsteht ein zentraler Ort, an dem Informationen nicht nur sicher liegen, sondern auch verständlich aufbereitet und im Alltag wirklich nutzbar sind.

Sprich uns an
Beispielansicht eines zentralen Schulungsbereichs mit Kursen, Kategorien, Lernstatus und Pflichtschulungen.
Ein zentraler Schulungsbereich macht Lerninhalte, Pflichtkurse und Fortschritte für Mitarbeitende leichter zugänglich.

Bitte beachte: Die gezeigten Ansichten sind beispielhafte Demo-Screenshots aus einer eigenen Techanics-Testumgebung. Sie dienen der Veranschaulichung möglicher Umsetzungen; Oberfläche, Bezeichnungen und Funktionen können je nach Atlassian-Version, Konfiguration, Berechtigungen und eingesetzten Apps abweichen.

Bei uns bist du in guten Händen!

Techanics Team im Portrait als dein Digitalisierungspartner auf Augenhöhe.

Wir helfen dir und deinem Team dabei, die Digitalisierung eurer HR Prozesse so aufzusetzen, dass Anfragen, Genehmigungen, Wissen und bereichsübergreifende Abläufe sauber ineinandergreifen. Dabei haben wir unter anderem in diesen Bereichen schon erfolgreich begleitet:

  • bei zentralen HR-Serviceportalen und Helpcentern, damit Mitarbeitende mit wenigen Schritten den richtigen Einstieg für ihr Anliegen finden und HR-Anfragen sauber gebündelt eingehen
  • bei klaren HR-Workflows für Recruiting, Onboarding, Verträge, Abwesenheiten, Schulungen und Offboarding – mit nachvollziehbaren Zuständigkeiten, Freigaben, Berechtigungen und verlässlichen Übergaben
  • bei Wissensbasen für HR, Onboarding und Schulungen, damit Richtlinien, Vorlagen, Anleitungen und Lerninhalte zentral verfügbar, aktuell und direkt im Arbeitsalltag nutzbar sind
  • bei Transparenz, Reporting und Dashboards für mehr Überblick über offene Vorgänge, Bearbeitungsstände, Reaktionszeiten, Engpässe und typische Rückfragen, damit HR und Fachbereiche frühzeitig reagieren können
  • bei der Anbindung bestehender HR-Systeme über passende Schnittstellen, damit auch spezialisierte Software sauber mit Serviceprozessen, Wissen und internen Abläufen zusammenspielt

Ganz gleich, wo du gerade stehst, ob kleineres Team oder größere Organisation: Wir helfen dir dabei, die Digitalisierung deiner HR Prozesse so umzusetzen, dass sie im Alltag entlastet, sensible Daten sicher behandelt und langfristig besser funktioniert.

Schau dir unsere Kundenreferenz an
Techanics Team im Portrait als dein Digitalisierungspartner auf Augenhöhe.

Projekt-Ablauf

Wie ein Projekt mit uns abläuft

Schritt 1

Kostenlose Erstberatung

Wir starten mit dir: Wir hören zu, verstehen deine Situation und sagen ehrlich, was sinnvoll ist – und was nicht. Danach folgt ein gemeinsamer Termin mit deinem Team und ein erster Kick-off.

Schritt 2

Angebot

Auf Basis der ersten Gespräche entsteht von uns ein unverbindliches Angebot: pragmatisch strukturiert, klar priorisiert und vom Anfang bis zum Ende sinnvoll durchdacht.

Schritt 3

Umsetzung

Unser eingespieltes Atlassian-Team setzt nach Zeitplan oder dynamisch um – Schritt für Schritt, eng abgestimmt mit euch. Mit klaren Zuständigkeiten, sauberer Umsetzung und Lösungen, die im Alltag wirklich funktionieren.

Schritt 4

Gemeinsam weiterentwickeln

Du und dein Team bleiben Teil des Prozesses. In Workshops und Abstimmungen entwickeln wir die Lösung gemeinsam weiter – nichts wird übergestülpt, alles entsteht im Dialog.

Schritt 5

Go Live

Zum Go-Live sorgen wir für Stabilität und Sicherheit. Mit verständlicher Einführung, passenden Trainings und Begleitung, bis im Alltag deines Teams alles reibungslos funktioniert.

Und danach?

Nachhaltig begleiten

Auch nach dem Go-Live bleiben wir an deiner Seite – für Support, Weiterentwicklung und alle Fragen, die sich später noch zeigen. Wir sind erst zufrieden, wenn auch du komplett zufrieden bist.

Sprich uns an

Unsere Arbeit beginnt nicht mit einem Paket. Wir gehen immer erst mit den Menschen in den Austausch, die täglich damit arbeiten, und verstehen ihre Prozesse. Weil Probleme zwar vergleichbar sind, aber die Unternehmen verschieden, schaffen wir so echten Mehrwert.

Marino, Custom Success Manager und Teamlead bei Techanics
Marino
Atlassian Consultant

Unsere digitalen Lösungen für smarte HR-Prozesse – powered by Techanics

Bei uns bist du gut aufgehoben – egal, ob du ein kleines Unternehmen führst oder ein Konzernteam unterstützt. Wir finden digitale Lösungen, die zu dir, deinen Abläufen und deinem Team passen.

    Schnittstellen & Systeme

    HR-Systeme sauber anbinden

    Über passende Schnittstellen lassen sich bestehende HR-Systeme, Personalakten, Recruiting-Lösungen oder andere Fachanwendungen so anbinden, dass Anfragen, Freigaben und Service-Prozesse zentral in Jira Service Management zusammenlaufen.

    Serviceportale

    Serviceportale für alle HR-Anliegen

    Icon für Support, Serviceanfragen und technische Hilfe.

    Mit Jira Service Management richtest du intuitive Serviceportale für Recruiting, Bescheinigungen, Abwesenheiten, Onboarding, Offboarding oder interne HR-Anfragen ein, damit Mitarbeitende mit wenigen Schritten den richtigen Einstieg finden. Serviceprozesse lassen sich dabei direkt mit Wissensartikeln, Richtlinien, Vorlagen und Anleitungen verknüpfen.

    Prozesse und Automatisierungen

    Zuverlässige HR-Prozesse

    Genehmigungen, Freigaben, Rückmeldungen, Fristen, Nachweise und Dokumente lassen sich so abbilden, dass Verantwortlichkeiten klar sind und sensible HR-Vorgänge nachvollziehbar und datenschutzkonform durchlaufen. Passende Automatisierungen sorgen dafür, dass Erinnerungen, Übergaben und wiederkehrende Schritte zuverlässig im Hintergrund mitlaufen.

    Wissensplattform

    Confluence für HR-Wissen

    Confluence lässt sich als zentrale Plattform für Firmenwissen, Personalunterlagen, Onboarding-Inhalte, Schulungsunterlagen, Richtlinien, Vorlagen und interne Anleitungen aufbauen, damit relevantes Wissen aktuell, auffindbar und im Alltag direkt nutzbar bleibt.

    Weiterentwicklung

    HR-Services gemeinsam weiterdenken

    Beratung zu Atlassian, Microsoft und Salesforce bei Techanics.

    Wir unterstützen dich gerne bei der Weiterentwicklung deiner HR-Services, bei Schulungen für Teams und Verantwortliche sowie beim Ausbau von Prozessen, Portalen, Wissen und Automatisierungen, damit deine HR-Struktur langfristig sauber funktioniert.

    Kostenloses Erstgespräch

    Du suchst Hilfe zu einem Thema?

    Schreib uns für ein kostenloses Erstgespräch. Wir zeigen dir mögliche Wege auf und geben dir eine klare Einschätzung, was sich in deinem System wirklich lohnt.

    Kontakt aufnehmen

Das wird aus allen Branchen bei uns angefragt

Techanics: Dein Digitalisierungspartner in Deutschland

Als zertifizierter Atlassian Solution Partner kennen wir Jira Software, und alles, was dazugehört, nicht nur aus der Theorie, sondern aus der Praxis. 

Wir arbeiten täglich mit Jira Cloud, allen relevanten Erweiterungen wie Big Picture oder Plans – und kennen sie in ihrer Architektur, ihren Grenzen und ihren Best Practices. Wir wissen, welche Workflows, Automatismen und Strukturen im Projektmanagement wirklich funktionieren, welche Konfigurationen langfristig sinnvoll sind und wie man Teams sofort abholt, so dass sie von Anfang an produktiv damit arbeiten

Wir haben kleine und mittelständische Unternehmen ebenso wie große Organisationen erfolgreich dabei begleitet, ihr Projektmanagement digital, effektiv und alltagstauglich aufzusetzen – passend zu Branche, Größe und Ausgangslage. 


Gerne begleiten wir auch dich dabei, dein Projektmanagement auf die nächste Stufe zu bringen.