Atlassian Administration, die deine Cloud wie aus einem Guss funktionieren lässt

Für uns ist Atlassian Administration die übergreifende Verwaltung deiner Atlassian Cloud. Atlassian verteilt diese Aufgaben auf verschiedene Rollen – insbesondere Organization Admin, Site Admin, User Access Admin und App Admin. In echten Umgebungen lassen sich diese Verantwortlichkeiten aber selten vollständig voneinander trennen. Ein guter Atlassian Admin muss deshalb verstehen, wie Nutzer, Gruppen, Sites, Apps, Zugriffe, Security und Governance miteinander verbunden sind.

Als Atlassian Gold Solution Partner übernehmen wir genau die Teile dieser Administration, die zu deinem Setup passen: von einzelnen Aufgaben bis zur laufenden Unterstützung einer komplexeren Atlassian-Organisation. Dabei stimmen wir die zentrale Atlassian Administration mit deinen internen Verantwortlichen und den jeweiligen Jira-, Confluence- oder anderen App Admins ab.

Wenn du wissen möchtest, wer hinter Techanics steht, findest du unser Team auf unserer Wir-Seite. Mehr über unseren Beratungsansatz erfährst du bei unserer Atlassian-Beratung und über unseren Gold-Partner-Status auf unserer Seite zum Atlassian Solution Partner.

Atlassian Administration umfasst die zentralen Aufgaben rund um eine Atlassian Cloud Organisation: Benutzer und Gruppen, Sites, App-Zugriffe, Admin-Rollen, Managed Accounts, Domains, Sicherheits- und Authentifizierungseinstellungen, Apps, Datenverwaltung, Auditierbarkeit und – abhängig von Rollen und Abrechnungsmodell – Teile von Billing und Subscription Management.

Einen guten Überblick gibt Atlassians aktuelle Navigation von Atlassian Administration. Dort bündelt Atlassian unter anderem Directory, Apps, Security, Data management, Insights, Billing und Organization settings. Welche Bereiche ein einzelner Administrator tatsächlich bearbeiten darf, hängt allerdings von seiner konkreten Admin-Rolle ab.

Genau deshalb ist Atlassian Administration kein einzelner Menüpunkt und auch kein starres Rollenprofil. Die offizielle Übersicht der Atlassian Admin-Rollen zeigt, wie die Zuständigkeiten zwischen Organization Admin, Site Admin, User Access Admin und App Admin verteilt sind.

Für die zentrale Atlassian Cloud sind vor allem Organization Admin, Site Admin, User Access Admin und App Admin relevant. Atlassian nutzt diese Rollen, um Verantwortlichkeiten zu delegieren, statt einer Person automatisch alle administrativen Rechte zu geben. Eine Person kann gleichzeitig mehrere Admin-Rollen besitzen.

Der Organization Admin besitzt die weitreichendsten Rechte auf Organisationsebene. Site Admins übernehmen Aufgaben für bestimmte Sites, User Access Admins verwalten den Zugang zu den Apps, für die sie zuständig sind, und App Admins konfigurieren eine konkrete Atlassian App. Die Details und Unterschiede dokumentiert Atlassian unter What are the different types of admin roles?.

In der Praxis werden diese Rollen häufig kombiniert. Gerade Site Admin und User Access Admin können im zentralisierten User Management bewusst gemeinsam vergeben werden, wenn eine Person sowohl eine Site als auch den Benutzerzugriff zu den dazugehörigen Apps verwalten soll. Atlassian beschreibt dieses Modell als Dual Permission.

Der Organization Admin ist die höchste administrative Rolle in Atlassian Cloud. Er verwaltet unter anderem Benutzer, Gruppen, zentrale Zugriffseinstellungen, Managed Accounts, Domains, Sicherheitsfunktionen und weitere Admin-Rollen innerhalb der Organisation. Atlassian empfiehlt, Organisationen nicht nur mit einem einzigen Organization Admin zu betreiben.

Zu den exklusiven oder besonders weitreichenden Aufgaben gehören beispielsweise das Verwalten anderer Organization Admins, zentrale Security-Einstellungen sowie Funktionen wie User Provisioning oder SAML Single Sign-on. Die aktuelle Rechteverteilung findest du in Atlassians Admin-Rollenübersicht.

Wichtig ist die Abgrenzung: Die Organization-Admin-Rolle allein bedeutet nicht automatisch, dass jemand jede einzelne Atlassian App fachlich konfigurieren sollte. Für die konkrete App-Konfiguration existieren App Admins. In einem guten Setup arbeiten zentrale Atlassian Admins und die jeweiligen App Admins deshalb eng zusammen.

Ein Site Admin übernimmt administrative Aufgaben für eine bestimmte Atlassian Site. Im aktuellen zentralisierten User Management kann er beispielsweise neue Apps zur Site hinzufügen, installierte Apps verwalten, Connect Apps betreuen, Storage einsehen und bestimmte Billing-Aufgaben übernehmen. Die genaue Rolle unterscheidet sich teilweise noch zwischen dem ursprünglichen und dem zentralisierten Atlassian User Management.

Atlassian erläutert diese Unterschiede ausführlich auf der Seite zum Site Administrator im zentralisierten und ursprünglichen User Management. Im zentralisierten Modell kann ein Site Admin Benutzer nicht allein verwalten; dafür lässt sich die Rolle mit dem User Access Admin kombinieren.

Der User Access Admin ist stärker auf den Zugang zu bestimmten Atlassian Apps spezialisiert. Er kann für die Apps, die er administriert, Nutzerzugriffe und geeignete Gruppen verwalten. Wie App Roles, Gruppen und In-App-Permissions zusammenspielen, erklärt Atlassian unter How does app access work?.

Ein App Admin konfiguriert eine konkrete Atlassian App. Ein Jira Admin ist damit ein App Admin für Jira und kümmert sich beispielsweise um Jira-weite Einstellungen, Workflows, Felder, Schemes oder globale Berechtigungen. Atlassian Administration arbeitet eine Ebene darüber bzw. darum herum: Sie steuert den organisatorischen Rahmen, Benutzer, App-Zugriffe, Sites und zentrale Security- und Governance-Themen.

Atlassian weist ausdrücklich darauf hin, dass ein App Admin nicht automatisch Zugriff auf Atlassian Administration erhält. Die Vergabe entsprechender Rollen ist in Give users admin permissions beschrieben. Für die Jira-Produktfamilie gilt zusätzlich, dass nur ein Organization Admin einen Jira App Admin ernennen kann.

Für uns sind Atlassian Administration und Jira Administration deshalb zwei Seiten desselben Setups: Der Atlassian Admin schafft den passenden organisatorischen und technischen Rahmen, während der Jira Admin Jira innerhalb dieses Rahmens sauber konfiguriert. Besonders bei Zugriffsfragen, Apps, Security oder mehreren Sites sollten beide Ebenen Hand in Hand arbeiten.

Benutzer und Gruppen werden zentral über Atlassian Administration verwaltet. Unter Directory können Administratoren je nach Rolle Benutzer, Gruppen, Managed Accounts, Service Accounts und Domains verwalten. Die offiziellen Ressourcen zum Atlassian User Management bündeln die wichtigsten Funktionen.

App-Zugriff wird zunächst über App Roles vergeben. Organization Admins können diese Rollen zuweisen; User Access Admins dürfen das für die Apps tun, die sie administrieren. Gruppen helfen dabei, Zugriffe für mehrere Personen konsistent zu steuern. Atlassian beschreibt den Mechanismus unter How does app access work? und die konkrete Vergabe unter Give users access to apps.

Danach greifen innerhalb der Apps weitere Berechtigungen. Ein Nutzer kann also Zugriff auf Jira oder Confluence besitzen und trotzdem nur bestimmte Projekte, Spaces oder Inhalte sehen. Gute Atlassian Administration trennt deshalb zentralen App-Zugang und detaillierte In-App-Permissions sauber voneinander.

Security ist ein zentraler Bestandteil der Atlassian Administration. Organization Admins können unter anderem Authentication Policies, SAML Single Sign-on, User Provisioning, Two-Step Verification und weitere Sicherheitsvorgaben verwalten. Atlassian bündelt diese Funktionen im Bereich Security and access policies.

Mit Atlassian Guard stehen – abhängig vom gebuchten Plan – zusätzliche zentrale Security- und Identity-Funktionen zur Verfügung. Dazu gehören beispielsweise Möglichkeiten rund um SSO, automatisiertes User Provisioning sowie erweiterte Sicherheits- und Audit-Funktionen.

Für automatisiertes Benutzer- und Gruppenmanagement kann Atlassian über User Provisioning mit Identity Providern zusammenarbeiten. Welche dieser Funktionen sinnvoll sind, hängt von deinem Identity-Setup, deinen Sicherheitsanforderungen und deinem Atlassian Plan ab.

Marketplace-Apps und Connected Apps sind nicht nur ein Thema innerhalb von Jira oder Confluence. Auf der zentralen Ebene muss geklärt werden, welche Apps installiert werden dürfen, auf welchen Sites sie eingesetzt werden, wer sie administriert und wie Zugriffe und Berechtigungen geregelt sind.

Organization- und Site-Admins besitzen hierfür unterschiedliche Rechte. Die aktuelle Verteilung zeigt Atlassians Admin-Rollenübersicht. Weitere Informationen zur zentralen Verwaltung bietet die Dokumentation zu App-Installation und App Access.

Der jeweilige App Admin bleibt trotzdem wichtig, weil Installation und zentrale Freigabe nicht dasselbe sind wie eine gute fachliche Konfiguration innerhalb von Jira oder Confluence. Bei Techanics betrachten wir deshalb immer beide Ebenen: zentrale Governance und den konkreten Nutzen der App im jeweiligen Prozess.

Atlassian Administration umfasst auch zentrale Daten- und Transparenzfunktionen. Unter Data management finden sich unter anderem Funktionen rund um Datenübertragung, Backups, Data Residency und weitere Datenquellen. Atlassian beschreibt den Bereich in seiner Übersicht von Atlassian Administration.

Über Data Residency können Organization Admins einsehen, wo die in den jeweiligen Atlassian Apps erfassten In-Scope-Daten gehostet werden, und – soweit vom Plan und der App unterstützt – Daten an eine verfügbare Location pinnen.

Der Bereich Insights ergänzt dies um Nutzungs- und Kontrollinformationen. Im Audit Log lassen sich wichtige Aktivitäten der Organisation nachvollziehen. Welche Daten und Audit-Funktionen verfügbar sind, hängt teilweise vom jeweiligen Atlassian Plan ab.

Billing und Atlassian Administration überschneiden sich, sind aber nicht identisch. Organization Admins und Site Admins besitzen je nach aktuellem Billing-Modell bestimmte Abrechnungsberechtigungen; daneben gibt es eigene Billing Admins mit kaufmännischem Schwerpunkt.

Welche Rolle welche Aufgaben übernehmen kann, beschreibt Atlassian in den Billing Permissions by Role und unter Understand Billing Administration.

Aus administrativer Sicht ist Billing trotzdem relevant, weil App-Zugriffe, Nutzerzahlen, Pläne und installierte Apps unmittelbare Auswirkungen auf Lizenzbedarf und Kosten haben können. Ein guter Atlassian Admin sollte diese Zusammenhänge verstehen, auch wenn die eigentliche Abrechnung bei einer anderen Rolle liegt.

Für die übergreifende Atlassian Administration ist besonders die Professional-Zertifizierung Atlassian Cloud Organization Admin relevant. Sie richtet sich an Organization Admins, die ihre Fähigkeiten bei der Konfiguration und Verwaltung von Atlassian Cloud auf Organisationsebene nachweisen möchten.

Weil zentrale Atlassian Administration eng mit den einzelnen Apps zusammenarbeitet, sind außerdem Zertifizierungen wie Jira Administration for Cloud und Confluence Administration for Cloud sinnvoll. Für die lokale Jira-Ebene kommen je nach Aufgaben zusätzlich Managing Jira Projects for Cloud oder Managing Jira Service Projects for Cloud infrage.

Für uns ist eine Zertifizierung ein sinnvoller Nachweis für geprüftes Atlassian-Wissen. Wirklich gute Atlassian Administration entsteht aber erst aus der Verbindung von Zertifizierung, kontinuierlicher Weiterbildung und Erfahrung in echten Atlassian-Projekten.

Professional-Zertifizierungen wie Atlassian Cloud Organization Admin, Jira Administration for Cloud oder Confluence Administration for Cloud werden nicht allein durch den Besuch eines Kurses erworben. Entscheidend ist das Bestehen der jeweiligen Zertifizierungsprüfung. Einen Überblick über die aktuellen Credentials bietet Atlassian unter Atlassian Certifications.

Seit März 2026 werden Atlassian Credential Exams über Certiverse bereitgestellt. Associate- und Professional-Prüfungen werden online und remote beaufsichtigt. Die Registrierung und Terminwahl erfolgen über das Atlassian Certification Portal und Certiverse. Atlassian beschreibt den aktuellen Ablauf in Certiverse is live for all Atlassian credential exams.

Für die Vorbereitung empfiehlt Atlassian eine Kombination aus Dokumentation, eigenständigem Lernen, realer Praxiserfahrung und On-Demand-Trainings. Für die Organization-Admin-Prüfung gibt es eine eigene Certification-Prep-Collection.

Atlassian-Zertifizierungen sind grundsätzlich 24 Monate gültig. Danach gibt es eine 90-tägige Grace Period, in der eine abgelaufene Zertifizierung noch erneuert werden kann. Die jeweils aktuellen Informationen bündelt Atlassian unter Maintain your certification.

Für eine Atlassian Certified Professional (ACP) Zertifizierung werden aktuell 100 Continuing Education Units (CE Units) zur Erneuerung benötigt. CE Units lassen sich unter anderem durch Atlassian-Kurse, Live Learning sowie lokale oder globale Atlassian-Events sammeln. Alternativ kann die Zertifizierungsprüfung erneut abgelegt werden. Atlassian erklärt das Verfahren unter The new certification renewal program is now live.

Die regelmäßige Erneuerung ist ein guter Hinweis darauf, dass sich ein zertifizierter Atlassian Admin weiterhin mit der Plattform beschäftigt. Sie ersetzt aber keine laufende praktische Erfahrung: Atlassian Cloud, Rollenmodelle und Administrationsfunktionen entwickeln sich kontinuierlich weiter. Für uns gehören deshalb Zertifizierungen, Weiterbildung und Erfahrung aus echten Atlassian-Projekten immer zusammen.